Evenementen en congressen

De afdeling Evenementen en congressen neemt bij het organiseren van een evenement of congres veel werk uit handen waardoor de opdrachtgever zich volledig kan richten op de inhoud van het evenement.

Masterdag 14 november

De afdeling organiseert en begeleidt uiteenlopende evenementen die zowel op de universiteit als daarbuiten plaatsvinden. Gericht op diverse in- en externe doelgroepen, nationaal en internationaal, groot en klein, wetenschappelijk en maatschappelijk, formeel en informeel.

Wat kunnen wij voor je betekenen?

De totale organisatie van het evenement of een gedeelte daarvan kun je uitbesteden. In overleg stel je een dienstenpakket samen dat aan alle wensen en eisen voldoet. In overleg met de opdrachtgever nemen wij de volledige organisatie of specifieke onderdelen op ons.

De volgende zaken kunnen voor je uit handen genomen worden:

  • Deelnemersregistratie (contact met deelnemers, visabrieven)
  • Alle praktische zaken rondom de organisatie (catering, audiovisueel)
  • Financiële administratie en opstellen begroting
  • Het ‘sociale programma’, zoals de receptie/diner
  • Zorgen voor hotelaccommodatie voor congresdeelnemers en sprekers
  • Contact met stakeholders (o.a. gemeente)
  • Abstract handling
  • Organiseren postersessies

Voor wie werken wij?

Wij werken primair voor interne opdrachtgevers (verbonden aan de UvA). Voor interne opdrachtgevers hanteren wij een speciaal uurtarief, dat lager is dan het tarief van een commercieel evenementenbureau. Daarnaast werken wij ook voor externe opdrachtgevers, bijvoorbeeld instanties uit het (hoger) onderwijs en onderzoek en relevante stakeholders in en rond Amsterdam.

Waarom ons inhuren?

Als onderdeel van Bureau Communicatie kennen wij de cultuur en stijl van de UvA en zijn wij in staat het evenement in gepaste stijl te verzorgen volgens UvA-kwaliteitsnormen. Daarnaast werken wij nauw samen met ander UvA-diensten, zoals Facility Services, het Audiovisueel Centrum en uiteraard Bureau Communicatie met haar persvoorlichters, communicatieadviseurs en contentmanagers.

Gepubliceerd door  Universiteit van Amsterdam

21 augustus 2017