Gepubliceerd op 9 april 2003
Voor u begint met invoeren van informatie: bedenk wat u kwijt wilt, waarom, en voor wie.
- Welke doelgroep hebt u voor ogen?
- Welke achtergrondinformatie is bekend (en hoeft u dus niet te vermelden)?
- Waarom wilt u eigenlijk dat deze doelgroep kennis neemt van uw informatie? Professionele lezers hebben weinig tijd, internetgebruikers zijn zelfs ronduit ongeduldig. Zij vragen zich voortdurend af: waarom zou ik dit lezen?
- What’s in it for me? Help uw lezer deze vraag snel te beantwoorden.
Stopt een toevallige passant na drie regels omdat uw bericht hem of haar niet interesseert? Prima. Jammer wordt het pas als uw eigenlijke doelgroep niet verder leest omdat het belang niet meteen duidelijk is.
U weet wat u waarom voor wie wilt invoeren? Bedenk vervolgens welk type bericht (welke informatiesoort) daarvoor het meest geschikt is. Kondigt u een lezing of een congres aan, wilt u actuele informatie voor medewerkers en studenten kwijt in een nieuwsbericht, of hebt u een onderwijsmededeling voor de studenten van een specifieke opleiding?
- Het type bericht is de eerste keuze die u maakt als u daadwerkelijk informatie gaat invoeren.
Uw keuze bepaalt mede waar uw informatie straks is terug te vinden: in de lijst met nieuws, in de agenda, of in een opleidingssectie. De plaats wordt verder bepaald door de zogenaamde metadata (informatie over de informatie): daarover gaat het zevende gebod.
- Op basis van de kop en de lead (kort intro) bepaalt de lezer of hij of zij verder leest.
Zo werkt dat bij de krant lezen, en ook bij surfen op het web. Zeker op het UvAweb, waar pagina’s in eerste instantie verzamelingen van koppen en leads tonen, waarop de bezoeker kan doorklikken.
- Een kop is niet langer dan een regel en heeft geen punt, een lead is bij voorkeur niet langer dan een regel of drie, vier.
Als uw lezer de moeite heeft genomen door te klikken naar de inhoud van het bericht, mag hij of zij niet worden teleurgesteld.
- Zorg dus dat de inhoud meerwaarde heeft. Een kopie van de leadtekst voegt niets toe, de inhoud helemaal leeg laten nog minder.
Meerwaarde betekent niet: hoe meer hoe beter. Zeker niet op het web: het scherm leest langzamer dan papier, beknoptheid is dus extra van belang. Geef zo veel mogelijk inhoudelijke informatie in zo min mogelijk woorden. Niet voor niets staat in elk lesboek: ‘schrijven is schrappen’.
Schrijf beknopt, én helder. Zet de belangrijkste informatie bovenaan: wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe. Een spannend verhaal eindigt met de clou, een nieuwsbericht opent ermee.
- Plaats kernbegrippen aan het begin van elke alinea, gebruik structuuraanduiders die verbanden aangeven (omdat, daardoor, maar, hoewel, ten eerste, bovendien), gebruik opsommingen.
- Beperk de lengte bij voorkeur tot twee, drie alinea’s, maximaal een beeldscherm. Is uw tekst noodzakelijkerwijs langer (zoals deze 10 geboden), knip de tekst dan op in paragrafen (met elk een eigen kopje).
- Maak zonodig gebruik van de optie ‘links’ om naar andere (onderdelen van) sites te verwijzen, en van ‘aanhangsels’ om langere teksten (bijvoorbeeld een compleet rapport) downloadbaar te maken. Zo wordt uw bericht optimaal scanbaar.
Lezers hebben haast, schrijvers moeten de tijd nemen. Schrijf begrijpelijk: zijn die vaktermen echt nodig? Formuleer nauwkeurig en wees concreet. Maak zinnen niet te lang, maar zorg wel voor afwisseling in de zinslengte. Wees zorgvuldig in de afwerking, loop uw tekst na op type-, spel- en grammaticale fouten. Een slordige tekst is een belediging voor de lezer, die eerder zal afhaken en minder snel terugkomt op uw site. Voor meer tips: zie de web-schrijfwijzer.
Naast inhoudelijke informatie omvat elk bericht informatie over de informatie. Daaronder valt het type bericht (zie ook het tweede gebod); de doelgroep (in de invoer: ‘bestemd voor’, bijvoorbeeld studenten van bepaalde opleiding, medewerkers FGW); en de zogenaamde ‘rubricering’ (een label dat aan de informatie wordt gehangen, zoals ‘actueel’, ‘onderwijs’, ‘voorzieningen’)
- Aangeven van de juiste informatie over de informatie (ook wel ‘metadata’) is een vereiste om informatie op de juiste plek binnen de facultaire website én binnen de verschillende doelgroepportals van het UvAweb te krijgen. Bijvoorbeeld: de redacteur van een opleidingssectie vinkt onder 'bestemd voor' de studenten van de eigen opleiding aan, zodat het bericht zowel in de studentenportal als in de eigen opleidingssectie is terug te vinden.
- Let ook op ‘datum in’ en ‘datum uit’: de lezing van woensdag kan donderdag van het web.
- Vul altijd de ‘bron’ in – doorgaans bent u dat zelf. Bezoekers met vragen weten dan bij wie ze terechtkunnen.
Invoeren van de juiste metadata is niet moeilijk. Het schema dat u hieronder kunt downloaden geeft aan bij welk type bericht wat moet worden aangevinkt om op de juiste plek in de diverse doelgroepportals te verschijnen.
Tip: maak een uitdraai van het schema en hou deze bij de hand tijdens de invoer van informatie.
Het lijkt vanzelfsprekend, maar is het niet altijd. Informatie over hetzelfde onderwerp, maar afkomstig van verschillende bronnen, pakt vroeg of laat verkeerd uit. Zeker als het gaat om informatie op basis waarvan mensen beslissingen nemen, planningen maken e.d., zoals onderwijsinformatie. Voer daarom nooit zelfstandig informatie in over bijvoorbeeld modules (daarvoor is de onderwijsgids GO!) of roosters (die plaatsen de Onderwijsbalies op de website). Raadpleeg in geval van twijfel altijd een inhoudelijk verantwoordelijke of de helpdesk van de website. Op de helpdesksectie staat een overzicht van aanspreekpunten voor de verschillende onderdelen van de website van de Faculteit der Geesteswetenschappen.
Informatie dubbelen (mag niet) is iets anders dan bepaalde informatie op meer dan een plaats op het web ontsluiten (mag wel) - zolang die informatie maar van dezelfde bron afkomstig is. Het databasesysteem achter het UvAweb leent zich uitstekend voor plaatsing van hetzelfde bericht op meer dan een plek.
Komt u op het web informatie tegen die volgens u niet correct, volledig of voldoende duidelijk is? Neem dan contact op met de informatiebron en meld uw bevindingen. Alleen dan kunt u verwachten dat de informatie daadwerkelijk wordt aangepast.
De bron is doorgaans te vinden onderaan een bericht. Daar staat ook een e-mailadres. Indien contact met de bron niets oplevert, of in het geval dat een bron niet uit het bericht is af te leiden, kunt u contact opnemen met de helpdesk (zie ook het laatste gebod).
Bent u zelf webredacteur, loop dan regelmatig de berichten langs waarvoor u verantwoordelijk bent, om na te gaan of de informatie nog accuraat is.
Wilt u iets vragen over de website van de Faculteit der Geesteswetenschappen of, breder, het UvAweb? Kijk dan eens rond op de pagina’s van de helpdesk. Misschien vindt u hier al een antwoord op uw vraag. Zo niet, schroom dan niet om contact op te nemen met de helpdesk.
Bron: In en externe communicatie
|
checklist metadata voor portals